Come strutturare una to-do list efficace

da | Snack per la mente

Creare una to-do list efficace non sembra così complicato, vero? Eppure tante persone si sentono più sopraffatte dall’avere un elenco di cose da fare che dal navigare a vista.

O almeno così credono.

Perché una to-do list ben organizzata e funzionale può davvero fare la differenza:

  • alleggerisce il carico mentale
  • aiuta a tenere il passo con scadenze e incombenze
  • mette ordine nelle giornate

… e può anche essere un alleato del buonumore e della motivazione nei periodi in cui la stanchezza o un carico di lavoro extra ci fanno venire voglia di essere altrove.

Allora perché anche le liste create con le migliori intenzioni finiscono per metterci i bastoni tra le ruote anziché aiutarci a lavorare senza stress?

Beh, il problema non sta nello strumento ma in come lo si usa. Se la tua to-do list è zeppa oltre i limiti del realismo, vaga o disorganizzata, come può aiutarti a gestire le cose da fare con fiducia e leggerezza?

Per fortuna, non è tutto da buttare. Con un pizzico di strategia e un po’ di cura, puoi strutturare una to-do list efficace in poco tempo – e recuperare spazio mentale ed energie preziosi per le tue giornate.

 

Errori comuni nelle to-do list, e come evitarli

1. Mancanza di organizzazione

Partiamo dalle basi: per essere uno strumento anziché un ostacolo, la to-do list deve essere organizzata. E questo in soldoni vuol dire che non puoi avere un solo elenco che comprende tutte le cose che dovrai fare da qui all’eternità.

Ci sono diversi tipi di to-do list che puoi usare per fare ordine nella testa e pianificare le tue mosse. Che siano per la vita privata o per il lavoro, le tue liste devono essere in qualche modo organizzate per categoria, argomento o intervallo di tempo.

Puoi avere ad esempio:

  • una to-do list giornaliera che unisce lavoro e impegni personali
  • liste separate per il business e la vita privata
  • un elenco per le cose da fare in casa o in giardino durante la settimana
  • una lista per le attività trimestrali per il marketing della tua attività
  • e così via.

Non c’è un solo modo di usare questo strumento. Trova un sistema di categorie che funziona per te e… non cedere più alla tentazione di annotare tutto alla rinfusa in un unico posto.

2. Troppe cose da fare

Riempire la to-do list oltre ogni limite è il modo più veloce per sentirsi sopraffatti e cadere in preda alla disperazione. È un errore che facciamo tutti di quando in quando. Se però fai fatica a spuntare tutte le voci della lista ogni santo giorno, c’è qualcosa che non va.

Di solito, il problema alla base è che non abbiamo un’idea realistica del tempo necessario a svolgere i diversi compiti – o del nostro livello di concentrazione ed energie.

Spesso infatti concentriamo nella to-do list una marea di cose che richiederebbe giorni per essere sbrogliata… e poi pretendiamo di riuscire a portare tutto a termine in sei ore, e ci diamo addosso quando non ci riusciamo.

Ecco qualche consiglio per evitare questo tranello:

  1. Aggiungi il tempo stimato a ogni voce della lista. Anche se hai solo una stima a spanne, ti aiuterà a tenere lo spirito stacanovista sotto controllo.
  2. Tieni traccia di come usi il tempo. Se sottostimi costantemente l’impegno richiesto dalle cose in lista, fatti aiutare dalla tecnologia. Ci sono tante app che ti aiutano a capire come usi il tempo – se non sai da dove iniziare, il piano gratuito di Toggl Track offre tutto quello che serve.
  3. Ascoltati. Più facile a dirsi che a farsi, lo so. Però non è mai troppo tardi per iniziare a prestare più attenzione a come ci sentiamo. Tante volte ci carichiamo di cose da fare come se fossimo al massimo anche se sappiamo che non è vero. Così però ci prendiamo in giro da soli, e ci condanniamo a sentirci insoddisfatti per tutto quello che non spuntiamo dalla lista… a che pro?
  4. Imposta un limite di voci per la to-do list. Se sei incline a sovraccaricare la lista di cose da fare, puoi provare con una terapia d’urto. Molti consigliano di usare la proporzione 1-3-5: per ogni giorno scegliere un compito “grande”, tre “medi” e cinque “piccoli” da portare a termine. Io credo sia meglio adattare la regola alle nostre esigenze e abitudini – ma è certamente un buon punto di partenza.

 

Ecco fatto: ora sai come evitare di sabotarti con la to-do list.

E ora, qualche altra dritta per trasformare le tue liste in alleati preziosi per la produttività e la serenità.

 

Tre consigli per una to-do list efficace

1. Scegli un sistema semplice

Sei fan delle liste vecchio stile su carta o preferisci le app? Non sai rinunciare ai fogli Excel? Qualunque sia la tua scelta, non complicare troppo le cose.

Lo scopo delle to-do list è aiutarti a semplificare le tue giornate. Non farti impazzire con codici colore in mille sfumature di tortora o con sistemi di classificazione astrusi.

Scegli il supporto che funziona meglio per te, e snellisci più che puoi.

Ad esempio, io uso liste su carta solo per organizzare il lavoro. Ho creato un modello con le to-do list di una settimana (divise per giorno) e uso tre colori per evidenziare le consulenze con i clienti, le attività per i progetti di copywriting in corso e quelle da portare a termine per il mio business.

Così quando pianifico posso capire a colpo d’occhio come sarà il carico di lavoro – e organizzarmi di conseguenza per non esagerare.

 

2. Crea una lista dei compiti, non delle attività

Avere troppe cose da fare sulla lista è il modo più veloce per sentirsi sopraffatti e demotivati. Ma c’è un altro vizio di pensiero che sortisce lo stesso effetto: mettere in elenco intere attività anziché i singoli compiti che le compongono.

Ad esempio, una voce innocente come “blog post” nasconde molte insidie. Il flusso di lavoro che porta dall’idea alla pubblicazione di un post comprende tante fasi: ricerca keyword; definizione dei punti chiave; scrittura; revisione; ottimizzazione SEO; … e non è ancora finita.

Prendi l’abitudine di inserire nella to-do list i singoli compiti che compongono le attività. Così la lista diventa meno mostruosa e più gestibile.

 

3. Sfrutta il potere dei verbi

Per fretta o per abitudine, spesso le to-do list sono raccolte di parole una in fila all’altra, affogate in un mare bianco. Può essere utile per ricordare quello che c’è da fare… ma tenere a mente i dettagli di quel titolo occupa spazio mentale che potresti invece dedicare ad altro.

Comporre la tua lista con frasi anziché termini sparsi ti aiuta a fare ordine tra i pensieri ed essere più concentrato su ciò che stai facendo anziché su tutto ciò che devi ancora spuntare dall’elenco. Se poi inizi ogni frase con un verbo la lista diventa ancora più efficace, perché ti aiuta a visualizzare il compito da portare a termine.

Inoltre, stai dando al tuo cervello un’istruzione chiara e semplice… e lui ti ringrazierà per questo.