Le 7 caratteristiche della comunicazione efficace

La comunicazione è l’insieme dei processi attraverso cui condividiamo e trasferiamo informazioni. Affinché si possa parlare di comunicazione efficace, è necessario che l’emittente (ovvero colui che avvia la comunicazione) tenga in considerazione vari elementi al fine di garantire che il messaggio raggiunga il ricevente (sia esso un individuo o un gruppo di persone) e venga compreso.

Spesso la dicitura comunicazione efficace viene usata come sinonimo di comunicazione persuasiva. Si tratta però di un uso scorretto. Nella comunicazione persuasiva, lo scopo è produrre un cambiamento nei comportamenti, negli atteggiamenti o nei valori del ricevente. Quando parliamo di comunicazione efficace intendiamo, invece, una comunicazione che ha come unico obiettivo il successo del trasferimento dei contenuti del nostro messaggio.

Quali sono, dunque, le caratteristiche della comunicazione efficace? Nel manuale Effective Public Relations (1953), il professor Scott M. Cutlip della University of Winsconsin ne identificò sette, che oggi sono conosciute come 7 C’s of Communication (le 7 C della comunicazione).

Scopriamole insieme.

  1. Completezza (Completeness)
    Per essere efficace, la comunicazione deve essere completa – ovvero contenere tutte le informazioni necessarie al ricevente per valutare un’offerta/una situazione o per risolvere un problema.
    Comunicare in modo completo permette di raggiungere gli obiettivi in modo più rapido, poiché il ricevente ha già a disposizione tutti i dati per prendere le proprie decisioni. Questo migliora la trasparenza del messaggio e riduce la quantità di domande e dubbi nel ricevente.
  2. Concisione (Conciseness)
    Un messaggio corto e un messaggio conciso non sono la stessa cosa. Essere concisi significa comunicare solo le informazioni pertinenti al contenuto del messaggio. Anche un messaggio breve può essere lacunoso o troppo fiorito.
    La concisione permette tanto all’emittente quanto al ricevente di concentrarsi solo sulle informazioni essenziali. Riduce il rischio di distrazioni e favorisce l’immediatezza della comunicazione.
  3. Considerazione (Consideration)
    Per comunicare in modo efficace, è necessario che l’emittente prenda in considerazione il punto di vista del ricevente, le sue necessità ed il suo stato d’animo.
    Modulando la comunicazione sulla base dell’altro, l’emittente può trasmettere le informazioni e i concetti in modo più efficace, poiché sarà in grado di utilizzare argomenti ed esempi più vicini all’esperienza del ricevente. E, di conseguenza, più facilmente assimilabili e comprensibili.
  4. Concretezza (Concreteness)
    La comunicazione efficace è concreta, ovvero si basa su dati e fatti per supportare i contenuti del messaggio. Comunicare in modo concreto significa anche rispondere in modo puntuale alle domande – o sviluppare le proprie argomentazioni partendo dal caso specifico in esame anziché da teorie e casi generali.
    Essere concreti permette al ricevente di comprendere più a fondo il messaggio.
  5. Cortesia (Courtesy)
    Comunicare in modo cortese, senza aggredire l’interlocutore e senza voler forzare una risposta, migliora il clima della comunicazione e predispone emittente e ricevente a una conversazione positiva e costruttiva.
    La cortesia nella comunicazione implica anche il rispetto dei valori e della cultura dell’altro, nonché l’uso di un registro linguistico adatto al pubblico di destinazione.
  6. Chiarezza (Clearness)
    Un’altra delle caratteristiche della comunicazione efficace è la chiarezza, ovvero la specificità del messaggio. Comunicare in modo chiaro significa concentrarsi su un solo obiettivo, enfatizzandone così l’importanza e rendendo più semplice l’assimilazione del messaggio da parte del ricevente.
    Un altro elemento importante per la chiarezza del messaggio è l’uso di una terminologia appropriata, che riduce le possibilità di confusione e l’ambiguità del messaggio.
  7. Correttezza (Correctness)
    Per essere efficace, infine, la comunicazione deve essere svolta in modo corretto. L’assenza di errori grammaticali o sintattici aumenta l’impatto del messaggio, influendo positivamente anche sull’impressione che il ricevente ottiene dell’emittente durante la comunicazione.
    Comunicando in modo corretto, l’emittente acquista credibilità.
    E, di conseguenza, aumenta la credibilità del messaggio che vuole trasmettere.

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