fbpx

Come scegliere gli strumenti di lavoro: 5 criteri utili

da | Lavorare senza stress

copertina articolo scegliere gli strumenti di lavoro

Quante volte ti è capitato di provare un’app, magari popolarissima, e scoprire dopo un po’ che non aveva tutto il necessario per semplificare il tuo lavoro come speravi? E di passare ore a capire come migrare dati e informazioni da un software all’altro per non dover ricominciare tutto da zero?

Se sei un freelance, scommetto che ti sei trovato più di una volta in queste situazioni. Ed è normale: con così tanta scelta, trovare subito lo strumento di lavoro più adatto alle nostre necessità è quasi un miraggio. Ma è anche vero che tutta questa varietà ci permette di arrivare primo poi al nostro personalissimo Graal dell’organizzazione.

Già… ma quanto ci vuole? E quanti mal di pancia nel mezzo?

In realtà, scegliere gli strumenti di lavoro giusti per te non è così difficile.

Il primo passo è capire di cosa hai bisogno davvero, in base ai tuoi flussi di lavoro e al tuo stile di vita. Il secondo è armarsi di pazienza e cercare due o tre tool che potrebbero rispondere alle tue necessità, per poterli confrontare testa a testa. Il terzo e ultimo passo è valutare le tue opzioni in base a pochi criteri mirati.

Eccoli qui sotto.

Utilità

Quando valuti un tool o un’app, soprattutto se lo stai facendo sull’onda dell’entusiasmo o di un raptus di produttività, chiediti sempre perché dovresti scegliere quell’opzione anziché continuare con il metodo di sempre. Quali problemi o limiti del tuo sistema attuale ti aiuterebbe risolvere?

Se non trovi una risposta chiara, quello strumento di lavoro non è adatto a te. Passa oltre e non pensarci più.

Funzionalità

Quando si parla di tool e strumenti di produttività, certe funzioni fanno la differenza. Ad esempio, una app di gestione scadenze e calendario senza notifiche diventa subito meno appetibile.

Andando alla ricerca delle app giuste, troverai sicuramente tanti software in versione freemium – e se uno di questi fa per te, approfittane pure! Assicurati però che tutte le funzioni che sono importanti per te siano disponibili nella versione gratuita, altrimenti avrai sgradevoli sorprese dopo. Potrai sempre rimediare scegliendo il piano a pagamento oppure andando alla ricerca di una soluzione diversa… ma meglio pensarci da subito.

Scalabilità

Scegliere gli strumenti di lavoro giusti significa anche valutare l’importanza relativa di quel tool nel tempo, e capire se sarà in grado di semplificarti la vita a lungo.

Certo, l’app di fatturazione minimalista può essere invitante… ma se ti permette di gestire solo tre fatture al mese, non appena il tuo business crescerà un po’ sarai costretto ad abbandonarla. Se stai cercando un tool per gestire una micro attività saltuaria, anche un software basic può andare bene. Se invece vuoi ottimizzare un processo continuativo e che ha un grande impatto sul tuo lavoro, meglio scegliere da subito uno strumento più completo. Forse imparare ad usarlo richiederà più tempo ma, di contro, eviterai di dover ricominciare da zero ogni volta con un nuovo tool – e tutti i grattacapi che di solito accompagnano le migrazioni.

Accessibilità

Sembrerà banale… ma poter accedere alle app che usi più spesso da qualsiasi dispositivo è essenziale se viaggi spesso per lavoro – o in caso di guasti al dispositivo che usi normalmente!

Quando scegli i tuoi sistemi di lavoro, dai sempre un’occhiata al supporto per i diversi sistemi operativi/browser. Amen.

Integrazione

Bella l’agenda digitale animata … ma se non riesci a sincronizzarla con il calendario online dovrai sistemare le cose manualmente. E addio praticità.

Inutile nascondere la testa nella sabbia: l’integrazione dei servizi e degli strumenti di lavoro è sempre più importante. Quindi, assicurati che il tuo nuovo tool possa collaborare con quelli che usi già – di default oppure attraverso servizi dedicati come IFTTT, il MacGyver dell’automazione.