Definire le priorità per la giornata (la settimana, il mese) è un problema?
Per ritornare in pista, puoi utilizzare la matrice di Covey.

La matrice, sviluppata da Stephen Covey alla fine degli anni Ottanta, è uno strumento pratico per l’ottimizzazione del tempo. È nota anche come matrice di Eisenhower, perché si basa sugli stessi criteri di valutazione delle attività (importanza e urgenza) impiegati nel cosiddetto metodo Eisenhower.

La frenesia delle nostre giornate ci porta a percepire tutte le attività urgenti come importanti (e viceversa). In realtà:

  • Le attività importanti contribuiscono al raggiungimento dei tuoi obiettivi di business, indipendentemente dalla loro urgenza.
  • Le attività urgenti richiedono la tua attenzione immediata, indipendentemente dalla loro rilevanza nel contesto generale.

Valutando i due parametri, ciascun compito da svolgere ricadrà in uno dei quattro quadranti della matrice. La sua posizione ne indica il livello di priorità e ti fornisce indicazioni preziose su come comportarti.

 

schema matrice di covey

 

Quadrante I: Attività importanti e urgenti

È il quadrante dell’emergenza, dove troverai le attività da svolgere a strettissimo giro di posta. Progetti in scadenza (o già scaduti), alcuni contatti con i clienti … ma anche le emergenze vere e imprevedibili, come un pc che smette di funzionare o una malattia. Per le attività del quadrante I, la parola d’ordine è gestire: rapidamente, onde evitare conseguenze sgradevoli.

Quadrante II: Attività importanti ma non urgenti

È il quadrante della qualità: qui troverai le attività che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi ma che non richiedono la tua attenzione immediata. Formazione, marketing, networking, la programmazione a lungo termine … attività che fanno crescere il tuo business, quindi da pianificare con cura.

Quadrante III: Attività non importanti ma urgenti

Il terzo quadrante della matrice di Covey è riservato alle distrazioni. Spesso si tratta di stimoli esterni: interruzioni causate da altri, notifiche varie, alcune (molte) email. La parola d’ordine per il quadrante III è limitare – interrompere spesso il flusso di lavoro ha un impatto negativo sulla concentrazione e aumenta il rischio di errori.

Quadrante IV: Attività non importanti e non urgenti

È il quadrante dello spreco: qui trovi le attività da evitare come la peste – il giretto sui social, le telefonate di piacere … Perfette per un momento di pausa, disastrose se distribuite a caso durante l’orario di lavoro.

 

Usare la matrice di Covey in ambito business permette di ridefinire le priorità in modo più oggettivo, concentrandosi sulle attività che portano risultati concreti. In particolare, aiuta a dedicare più tempo e attenzione alle attività del quadrante II, che spesso vengono posticipate (o dimenticate) a causa di incombenze più urgenti ma meno significative.

Box chi sono

Sono Alessandra, copywriter e traduttrice di Torino. Con il mio lavoro, aiuto professionisti e aziende a raccontare idee e progetti in modo più efficace e autentico. Perché la comunicazione è alchimia.